Υπάλληλος Διοίκησης

Περιγραφή Θέσης Εργασίας
ZEME αναζητά αξιόπιστο, οργανωμένο και προσεκτικό υπάλληλο διοίκησης για υποστήριξη των καθημερινών διοικητικών και λειτουργικών δραστηριοτήτων της Εταιρείας. Ο επιτυχής υποψήφιος θα συνεργάζεται στενά με τη διοίκηση και άλλα μέλη της ομάδας, παρέχοντας διοικητική υποστήριξη, διατηρώντας ακρίβεια στα αρχεία και εξασφαλίζοντας την ομαλή λειτουργία του γραφείου. Αυτή η θέση απευθύνεται σε ένα προληπτικό άτομο που αισθάνεται άνετα να εργάζεται σε ένα δυναμικό επιχειρηματικό περιβάλλον και μπορεί να διαχειριστεί πολλές διοικητικές αρμοδιότητες ταυτόχρονα.

Κύρια Καθήκοντα και Ευθύνες

• Βασικά Καθήκοντα και Ευθύνες Τα καθήκοντα του Υπαλλήλου Διοίκησης περιλαμβάνουν:

• Παροχή γενικής διοικητικής και γραμματειακής υποστήριξης στη διοίκηση και τα άλλα μέλη της ομάδας.
• Διαχείριση εισερχόμενων και εξερχόμενων τηλεφωνικών κλήσεων, emails και αλληλογραφίας.
• Οργάνωση συσκέψεων, ραντεβού, ημερολογίων και επιχειρηματικών ταξιδιών.
• Προετοιμασία, μορφοποίηση, αρχειοθέτηση και διατήρηση εγγράφων, εκθέσεων, αλληλογραφίας και αρχείων της εταιρείας.
• Διατήρηση οργανωμένων ηλεκτρονικών και φυσικών συστημάτων αρχειοθέτησης.
• Βοήθεια στην προετοιμασία και συλλογή της απαραίτητης τεκμηρίωσης για προμηθευτές, πελάτες, αρχές, συμβούλους και άλλους εξωτερικούς φορείς.
• Υποστήριξη βασικής λογιστικής και διοικητικής διαχείρισης, συμπεριλαμβανομένης της οργάνωσης τιμολογίων, αποδείξεων, εγγράφων αγορών και αρχείων πληρωμών.
• Βοήθεια σε παραγγελίες αγορών, επικοινωνία με προμηθευτές και διατήρηση αρχείων προμηθειών.
• Ενημέρωση και διατήρηση βάσεων δεδομένων της εταιρείας, καταλόγων επαφών, αποθεμάτων και διοικητικών αρχείων.
• Παρακολούθηση υλικών γραφείου και συντονισμός παραγγελιών όταν απαιτείται.
• Βοήθεια σε διοικητικές εργασίες σχετικές με ανθρώπινο δυναμικό, όπως αρχεία εργαζομένων, αρχεία αδειών και γενικά προσωπικά έγγραφα.
• Υποστήριξη της διοίκησης με παρουσιάσεις, υπολογιστικά φύλλα, εκθέσεις και άλλες διοικητικές εργασίες.
• Επαγγελματική επικοινωνία με πελάτες, προμηθευτές, κυβερνητικά τμήματα, συμβούλους και άλλους επιχειρηματικούς εταίρους.
• Βοήθεια στην οργάνωση και συντονισμό επισκεπτών, συναντήσεων και δραστηριοτήτων της εταιρείας.
• Παροχή γενικής διοικητικής υποστήριξης όπου απαιτείται για τη διασφάλιση της ομαλής λειτουργίας της Εταιρείας.

Προφίλ Υποψηφίου

• Προσωπικά Χαρακτηριστικά
  Αναζητούμε άτομο που είναι: οργανωμένο, λεπτομερές, αξιόπιστο και προληπτικό.